KONFORLU VE DAVETKÂR BİR OFİS

 

Peki profesyonel detaylarla hazırlanmış bir ofis dekorasyonunun işinizin başarısını olumlu olarak etkileyebileceğini biliyor muydunuz?

Ofis tasarımı, genel ruh hali üzerinde etkin rol oynadığı için işinizin gidişatını olumlu etkilemesi de kaçınılmaz olacaktır. Verimli ofis dizaynı, ev konforunu profesyonel bir işletme imajı ile harmanlayan tasarımlardır. İlham yüklü şık bir ortam yaratmak ekip üyeleriniz için mutlu ve sağlıklı bir çalışma ortamı yaratacağı için verimliliği önemli ölçüde artırır. Ofis tasarım fikirleri, iş yaşamında herkesin kendisini iyi hissetmesini sağlayacak motivasyon yüklü detaylarla dengelenmeli ve şirketinizin değerlerini içermelidir.

Doğal yaşam dinamikleri yüksek binalara ve plazalara doğru kaydığı için insanlar beton binalar arasında daha uzun vakit geçiriyor. Modern yaşamda ödüllendirilme anlayışı doğada geçirilen aktiviteler, bazen kısa tatiller, şeklinde motivasyon unsuru olarak gerçekleşiyor. Doğanın içinde olma isteği ile uyanan bazı hisler, doğal dokunuşları yaşam alanlarına taşımak ile anlam kazanıyor.

Yenilikçi ofis tasarımlarının dekorasyon anlayışında temel unsur ekip üyelerinin verimliliğini artırmak… Hedeflenen bu noktada kişisel psikolojiyi ön planda tutmak gerekiyor. Bu noktada yapılabilecek ideal çalışma, iyi bir mekan tasarımı ile bu konforu çalışanlarla paylaşmak olacaktır. Konforun paylaşımı, verimliliğin artışını ve başarı düzeyinin yükselişini sağlıyor.

Güncel ofis tasarımlarına göz attığımızda kritik bir nokta göze çarpıyor. Yeni nesil ofisler sıkıcı klişelerden uzak… Ofisler yavan bir çalışma alanı olmaktan sıyrılıyor ve farklı parametrelerin etkisine giriyor. Ofis tasarımlarında bilgi, deneyim ve teknolojinin paylaşıldığı sosyal alanlar artırılıyor. Buna bağlı olarak da ihtiyaçlar, alanlar ve rutinler de değişiklik gösteriyor. Ortak gelişim mekanları ve motive edici alanlar oluşmaya başlıyor.

 

• Ofis Tasarımı
• Ofis Dekorasyonu
• Ofis lobi tasarımı

GEREKSİNİMDEN DOĞAN KRİTİK TASARIM DETAYLARI

Modern çağda kusursuzluk çizgisine ulaşmış firmaların ortak özelliği, en önemli müşterilerinin süreçteki iç müşteriler, yani şirket çalışanları olmasıdır. Şirket içerisindeki müşterilerimizin verimi kalite ve yaratıcılığı artırıyor. Bu da nihai müşteri için memnuniyet güvencesi sağlamasına yardımcı oluyor. Çalışanlar ve müşterinin gereksinimlerini belirleyerek bu gereksinimlere paralel bir ofis kurgusu yapılması gerekir. Mekan tipi müşterinin çalışma türüne göre çeşitlendirildiğinde çalışma türünden doğan gereksinime yönelik esnek mekanlar kurgulanıyor. Profesyonel tasarlanmış çalışma alanları ekip üyelerinin farklı bilişsel, davranışsal, fiziksel ve sosyal ihtiyaçlarına yanıt vermelidir.

FİGÜR 1: ÇALIŞMA ALANI TİPLERİ

Ofis tasarımı detaylandırılırken çalışanların kendilerine en uygun yerde ve ihtiyaç duydukları kişilerle çalışabilmelerini sağlayan işlevsel çalışma alanları yaratılmalıdır. Bu çalışma alanları çalışanların sosyalleşme, iş birliği ve sosyalleşme gibi alternatif ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde kurgulanmalıdır. Kategoriler birincil çalışma alanları, eğitim, ortak alanlar, toplantı alanları ve sosyal alanlar olacak şekilde çeşitlendirilmelidir.

Kişiler arası etkileşime olanak tanıyan ve iletişimi destekleyen ofisler teknolojik çözümlerle desteklenebilir. Bu tür bir kurgu farklı büyüklük ve ölçekler sayesinde farklı kullanım amaçları sunan ofislerin doğmasına yardımcı oluyor. Çalışanlara hedefleri ve ihtiyaçları doğrultusunda kendilerine en uygun çalışma alanını seçme özgürlüğü sunan ofisler tasarlanması birbirinden farklı gereksinimlerin süratle karşılanmasını kolaylaştırıyor.

1.1 İHTİYAÇ: İŞ BİRLİĞİ

Günümüz dünyasında pek çok büyük firmada üst düzey yöneticiler alt kademe beyaz yakalılar ile aynı açık ofiste artırılmış şeffaflık ve iletişim içerisinde çalışıyor. Eski hiyerarşik ve bürokratik yapı yerine çoklu yetkinlik barındıran iş takımları halinde yapılanma son derece önemli. Geçmişteki hiyerarşik düzenin yerini yönetim ve işleyiş bakımından birbiriyle ilişkili departmanlar alıyor. Çünkü bu şeffaf yerleşim sisteminde bir arada çalışmak kolaylaşıyor ve bilgi akışı en kolay şekilde sağlanıyor.

Ofis ortamları ve yerleşimlerinin esnekliğe/değişime açık olması önemlidir. İş yaşamında müşteri ile direkt diyalog halinde olma ve gereğini yapmak için yukarıdan yönlendirme ile harekete geçme alışkanlığından vazgeçmek gerekir. Böylesi bir durumda ofis çalışanları üstlerine bakmak yerine platform ortaklarına ve içinde yer aldıkları görevin müşterisine daha yakın konumda olabilir.

1.2 İHTİYAÇ: ÖĞRENME

Sürekli gelişimi destekleyen öğrenme alanlarının oluşturulması yalın ofisler için oldukça önemlidir. Ekip üyeleri işle ilgili doğrudan veya dolaylı olarak kendini geliştirebilmelidir. Gelişime istekli olmalarında ise öğrenme alanlarının ulaşılabilir olmasının etkisi büyüktür. Öğrenme alanları kütüphane ve okuma alanları ile sınırlı değildir. Çalışanların birbirleri ile etkileşime girerek öğrenebileceği şekilde tasarlanmış konferans vb. alanların yaratılması gerekir.

1.3 İHTİYAÇ: ODAKLANMA

Yeni nesil ofislerde odaklanma gerektiren işler için çalışma alanları oluşturulması gerekir. Bu alanlar tasarlanırken bir kişinin tek başına çalışabileceği alanların yanı sıra 2-3 kişilik grupların birlikte faaliyet yürütebileceği çalışma kovanları oluşturmak da geçerli bir çözüm önerisidir.

FARKLI TOPLANMA TÜRLERİNE UYGUN İŞ ALANLARI

Alternatif ihtiyaçlara uygun toplantı alanlarının kurgulanması ofis ortamı için hayati önem taşır. Örneğin 1 saat süren bir toplantı ile süratle düzenlenmesi gereken 10 dakikalık bir toplantının gereksinimleri farklı olacaktır. Uzun ve kapsamlı toplantılar için büyük bir masa, kişi sayısına uygun sandalyeler ve geniş bir masa gerekir. 10 dakikalık mini bir toplantı için ise bu tür materyallere ihtiyaç yoktur.

OFİS YAŞAMININ VAZGEÇİLMEZ GEREKSİNİMİ: SOSYALLEŞME

Yaşayan ofis anlayışı oluşturmak çalışanların aidiyet ve bağlılığını güçlendirme konusunda etkin rol oynar. Kurum kültürüne de katkıda bulunan bu tasarım yöntemi aktivite temelli çalışma prensibine dayanır. Bu sistemde bireysellik arka planda kalırken örgütsel öğrenme desteklenir. Kolektif çalışma alanları ve sosyal alanlar tasarlandığı takdirde ofis ortamı işlevsellik kazanacaktır.

İyi bir ofis, insan odaklı bir anlayış ile kurgulandığı takdirde esneklik ve hareket özgürlüğü sunar. Aydınlık tasarıma sahip ofislerde çalışanların verimliliği ve mutluluğu gözle görülür biçimde yükselir. Kuruma bağlılığı artan ekip üyelerinin performansı ve üretkenliği artar. Gün ışığı ile beslenen ve temiz havadan maksimum düzeyde yararlanmayı hedefleyen mekanlar kişisel motivasyonu kuvvetlendirir. İç mekanda bu tür sosyal alanlar yaratmak ofis çalışanları için sosyalleşme olanağı sağlar.

AKIŞA ODAKLANMA VE SÜRECE DEĞER KATAN AKTİVİTELER

Koordineli çalışma ve bilgi akışında kazanılan hız sürece değer katmayan aktiviteleri ortadan kaldırmaya yardımcı olur. Zira sürece değer katmayan aktiviteler yalnızca üretim bandında değil, idari süreçlerde de görülebilir. Müşteriden ilk sipariş alındığı andan itibaren bir yol haritası belirlemek yarar sağlar. Sürecin baştan sona akışını ve her bir iş sürecini tanımlayacak değer akış rotasını belirlemek gerekir.

Mevcut durum analizi, sürece değer katmayan aktivitelerin saptanmasını ve elenmesini kolaylaştırır. Bu aktivitelere yol açan ofis tasarımı sorunları belirlenir ve koordineli çalışan departmanların farklı ofisleri kullanmasından kaynaklanan bilgi akışında bekleme tarzı israfların önüne geçilir. Ofis yerleşim planları buna uygun düzenlendiği takdirde israfın süreçten çıkarılması kolaylaşır. Bu düzenleme ekip üyeleri arasındaki iletişim sorunlarının yanı sıra bekleme ve gereksiz işlem gibi israfları da ortadan kaldırır.

GÖRSELLİĞİN YALIN OFİS ANLAYIŞI ÜZERİNDEKİ KUVVETLİ ETKİSİ

Yalın bir ofis anlayışı için pahalı tasarımlar veya devasa alanlar şart değil… Doğru kurgulanmış bir görsellik ve 5S sayesinde hedeflenen etki yaratılabilir. Bu unsurlar ofis ortamı için en az üretimdeki detaylar kadar değerlidir. Çalışma alanlarında artırılmış görsellik uygulamak, erişimin mümkün olduğu anlaşılması kolay panolar kullanmak ve görseller yoluyla anlık bilgiler iletmek yalın çalışma kültürünü kuvvetlendiren dinamiklerdir. Hiyerarşinin yatay olduğu ortamlarda herkes istediği yerde çalışabilir ve ihtiyacına göre yerini değiştirebilir. Çalışma ortamı ile iç içe geçmiş öğrenme alanları da mevcuttur.

OFİS TASARIMINA DAİR ÖNEMLİ İPUÇLARI

• Mobilyaların fonksiyonel olması ofis yaşamı için son derece önemlidir. İşlevsel mobilyalar hem mekanı ferah kılar hem de tasarrufu kolaylaştırır.
• Ofis ortamında doğal kumaşlar ve organik tekstil ürünleri kullanmak ofisin kurumsallığını ortaya koyar. Aynı zamanda şık bir imaj yaratır ve doğaya karşı duyulan sorumluluğun da altını çizer.
• Cam, ahşap ve betonun harmanlanması daima dikkat çekicidir. Bu birlikteliğin gücünden yararlanmak önem taşır.
• Duvarlarda doğal kaplamalı malzeme kullanmak doğanın enerjisini ofis ortamına taşır.
• Ofis tasarımında şık ve stil sahibi bir tarz yakalamak önemlidir. Bu konuda mimarlık ofislerinden profesyonel destek almak gerekir.
• Modüler mobilyalar tercih etmek ihtiyaca yönelik değişiklikler yapmaya yardımcı olur.